Простите за сумбур, надеюсь кто-нибудь хоть что-то поймёт из описания. А если нет, то и не заморачивайтесь, а просто сразу перейдите к пунктам Планы и Итоги ))
Всё началось в далёком 2017 году, когда я впервые узнала про обмен подарками, НО уже после того, как организаторы закончили приём заявок. Читая комментарии таких же опоздунов, я понимала, что нужно что-то делать, поэтому создала пост с надеждой в чудо и взываниями к организаторам запустить вторую волну, но увы, они ответили, что это невозможно. Тогда я решила, что смогу организовать нескольких пикабушников, чтобы они не потеряли веру.
Никто не ожидал, что заявок будет более 300. Я помню как мне было интересно разбирать письма, и даже хватало терпения подбирать и назначать в пары людей, анкеты которых были близки по увлечению. В 2017 невероятно много времени и сил потратила на отслеживание «нехороших» участников. Например, если не было подтверждено получение адреса в течение недели или молчание на сообщение. В итоге, остались те, кто диалог вёл, отчего и обидно было, что люди ничего не отправили, хотя обещали и так красиво «пели». Все анкеты я вносила вручную в файл Exсel, разбивая в отдельные столбцы: ФИО, эл. Почту, адрес и информацию о себе, страна, готовность отправки заграницу. Целая проблем была во внесении этих данных и в извлечении, на разных листах были сами анкеты и столбик с распределенными парами. В 2018 году я уже поняла, что схема это неверная и нужно всё менять. Основные данные, которые мне необходимы для оперативного доступа, я разделила на два столбца: эл. адрес и всё остальное, а также разделение по странам в разных вкладках документа. Опыт 2017 года показал, что обмен будет более успешным с минимальным количеством участников, обменивающихся с другой страной, потому что затраты на отправку там немаленькие, а многие просто не готовы, но боятся признаться и тупо «сливаются». Поэтому, обмен в другую страну стал не по умолчанию, а по принципиальному требованию – только в этом случае я определяла участника в данную вкладку, предварительно предупредив о стоимости отправки, что отпугнуло около 50% желающих. Больше всего времени я потратила именно на внесение данных анкет из почты в Exсel, поэтому для обмена 2019-2020 я уже подготовила гугл-форму опроса, чтобы участники сами вносили данные, которые автоматически появятся в моей таблице. Так же в 2018 я ввела добровольный взнос в «Кубышку», который отпугнул некоторых халявщиков и стал страховкой для ответственных участников обмена. Обмен 2017 был между неизвестными участниками, а в 2018 у меня уже был «отряд проверенных», а в 2019 их стало ещё больше. Поэтому схему разделения «сначала высылают новички, а потом уже проверенные» считаю удачной и планирую повторить. Единственным «слабым звеном» стало превышение количества новичков в 2 раза – урок усвоен, правила подстроим.
А чем же я вообще занималась то последние 2 месяца?
Сначала переносила заявки из почты в таблицу. Рассылала адреса. Отвечала на вопросы, запрашивала доп. Информацию у участников и тп. Потом проверяла все треки на верность получателя, пункта назначения и достаточность веса посылки (в прошлом обмене трек получила от письма вместо посылки. Подарка так и не дождались). И снова высылала адреса, но уже тех, кто оправдал надежды и из новичка стал проверенным. А потом, между письмами вычисляла «молчунов», не подтвердивших получение, не отправивших в срок посылки, передавала их подопечных другим. А потом появлялись «потеряшки» и просились назад – возвращала получателя, извинялась перед теми, кому передала уже его и давала нового. А иногда выслушивала оскорбления по поводу исключения и так далее, люди кричали что посылка собрана, но знаете, не видела ни один отчёт о полученной посылке от них, никто из участников не сообщал о лишнем подарке, поэтому считаю, что всё сделала правильно! А потом ещё приходили разные вопросы на почту в стиле «аааа моя посылка 4 дня не двигается с места» или «а у меня нет адреса ещё» или «а где мой трек, где посылка» или «вы про меня забыли»… Радует, что я всё помнила и все в итоге получили ответы на свои вопросы.
Приятности организатора – благодарность от участников. И дело не в посылках (хотя это особенно приятно), но и просто неожиданные приятности, например, в одном из отчётов основного обмена, на фото с магнитом, я увидела на холодильнике открытку, которую отправляла в 2017 году некоторым участникам – это непередаваемое чувство, что её не выбросили прочитав, а хранят!
Планы на 2019: сделать обмен от Миррочки лучше!
Примерные наброски правил:
1) Кол-во заявок от Проверенных = кол-ву заявок от Новичков (отправка будет разбита на два этапа.
2) Сроки определю примерно 14 дней на сбор посылки и предоставление трека. Считаю, что этого более чем достаточно)
3) Минимальный вес посылки внутри страны 1 кг, потому что практика показывает, что когда человек с душой подходит к подарку, то вес выходит гораздо больше (исключения – дорогостоящие аксессуары, решается предоставлением фото мне для подтверждения)
4) Обязательно присутствие в посылке атрибутов места отправления. Т.е. магниты, открытки, сладости – хоть что-то показывающее откуда пришла посылка.
5) Обязательный отзыв о посылке – Пост на пикабу или отзыв в письме организатору, которое буду пересылать отправителю. Так как важная часть обмена – получить отзыв о своей посылке, которые многие тут собирают кропотливо и ждут с замиранием ответной реакции
6) Возраст участников установить с 20 лет.
7) сделать обязательным взнос в «Кубышку» для всех (так хотя бы до 18 возраст никто не подделает - надеюсь)
Ну а пока, Новогодний обмен 2018-2019 от Миррочки объявляю закрытым.
Все трек номера разосланы.
ИТОГИ
Всего подано заявок: 300
Исключенных: 26 (1 по собственному желанию)
Количество предоставлено треков / количество участников раздела обмена
Обмен по РФ: 235 / 236
Обмен Украина: 8 / 9
Обмен Беларусь: 6 / 6
Обмен Казахстан: 2 / 2
Обмен Заграница: 29 / 29
+2 Несанкционированного обмена, когда я ошибочно дала адреса участников дважды, но мои участники «САМЫЕ ГУМАННЫЕ УЧАСТНИКИ В МИРЕ»! Получили 2 подарка и отправили 2 подарка. Никто не послал меня подальше))
Посылки не отправили только 2 участников. Один из них по состоянию здоровья не смог, но в нашем обмене нашлась Снегурочка-помощница, которая взяла на себя обязанность, а Дедушка возместил стоимость подарка – всё честно! Вторая же участница увы, не ответила на мои смс и письма, однако известно, что во время обмена она была беременна и я надеюсь, что именно это чудесное событие отвлекло её от исполнения обязанностей. В прошлом году эта участница была альтруистом в нашем обмене. Поэтому, без обиды на неё, я извлекла некую сумму из кубышки и передала её другой участнице обмена для восстановления равновесия. Оставшиеся средства, как и обещала, были потрачены на посылки в качестве альтруиста в основном обмене от Крохи и РазгулГармонов, всего 4 штуки. Итого на средства из кубышки мы смогли собрать 5 посылок, одна из которых поехала в другую страну. В посылки были вложены письма, в которых я писала, что данный подарок куплен на средства наших участников и это заслуга общая. Если по подаркам будут созданы посты – ссылки обязательно прикреплю в отдельном посте от себя, как подтверждение для участников.
Спасибо всем участникам за понимание, терпение и, конечно же, участие!
Кто ждёт от меня пост про полученные посылки - он будет!! Пока на работе зашиваюсь)
