Офисные будни

В работе можно столкнуться с тем, что реализация задачи отнимает много времени, а результат все равно не устраивает. Так может происходить из-за того, что во время реализации, человек концентрируется не на результате, а на процессах.

Я составила список конкретных действий, которые можно упростить. Это самые основные и частые вещи, которые мы делаем на работе. Без лишней воды, сразу приступим:

1. Встречи с коллегами

Если вам надо провести встречу с коллегами, то сперва задайте себе несколько вопросов:

- Важно ли личное присутствие каждого на этой встрече?

- Можно ли поделиться своим мнением без присутствия на встрече?

- Какая цель этой встречи?

- Что нужно сделать, чтобы сократить время встречи?

Если ответив на все вопросы, вы решили, что встреча не нужна, но мнение коллег вы хотите услышать, вот что вы можете сделать:

Попросите каждого написать вам тезисно свои мысли и идеи. Таким образом, каждый сотрудник потратит 20-40 минут своего личного времени (вместо 1,5 часов). А вы получите уже сформированные тезисы, которые не надо переписывать из заметок.

Если вы все таки понимаете, что встреча необходима, то вот шаги, которые помогут сэкономит время:

- Расскажите коллегам заранее, почему вы собираете встречу (к сожалению, это делают не все). Рассылка с объяснением встречи сэкономит время всем участникам.

- Попросите коллег подготовится к встрече. И подготовьтесь сами.

Вы можете попросить заранее подготовить вопросы, набросать идеи и так далее.

- Составьте для себя ряд правил. Например, не разрешайте себе и коллегам отходить от темы.

- Установите временные рамки. Важно, чтобы тайминг был даже меньше, чем нужно, хотя бы минут на 15. Вы можете и не вписаться в него, зато отходить от основного курса будете реже.

2. Составление репортов, стратегий и планов.

Иногда важно экономить не только свое время, но и время своих коллег. Когда вас просят написать стратегию или репорт о проделанной работе, делайте его настолько простым, насколько можете.

Вас может обмануть мысль о том, что чем больше текста вы напишете, тем большим молодцом вы будете выглядеть. В реальности может получится так, что никто не будет читать 6 страниц вашего текста.

Довольно часто, самая сложная работа выглядит очень просто. Составить список тезисов, вместив в них свои большие мысли - та еще задача. Но ваши коллеги скажут вам большое спасибо. А шанс на то, что вашу работу прочитают, сделают выводы и похвалят вас - возрастут.

3. Общение с коллегами

На эту тему написано много трактатов, но если сводить их к одной мысли - думайте о времени ваших коллег. А это значит, вмещайте свои мысли в одно сообщение и форматируйте текст так, чтобы это можно было быстро прочитать.

А еще помните о теме письма/сообщения. Пишите там главную суть вашего сообщения.

4. Таблички и файлы

Тут тоже действует правило - чем меньше, тем лучше. Если у вас есть возможно отправить короткий текст в мессенджеры - отправляйте там, а не создавайте новый файл в ворде.

Если у вас есть возможность разместить все в одной табличке - размещайте. Для этого пользуйтесь новыми ячейками и вкладками.

Эти простые правила помогут вам не только сэкономить время, но и построить хорошие отношения с вашими коллегами.

Если вам понравился этот пост - подписывайтесь на мой тг канал https://t.me/podhodite, там я рассказываю о том, как найти работу и что делать, когда вы ее нашли.

Работаю у ИП, в интернет-магазин по продаже всякой фигни абсолютно не первой необходимости. Так вот. Президент объявил нерабочую неделю, местные власти сказали: поймаем, на три месяца нахрен закроем и ещё кучу всяких страшилок. Но мой босс не пальцем, как говорится. Он имеет своё мнение, прямо противоположное вышестоящему.

Короче, сказал, что короновирус это для слабаков, все переболеют, будем работать от и до.

Сегодня первый день. Будете смеяться, но нас прятали. Главную дверь в офис закрыли, мы ходим чем другие помещения в обход. Сидим как мыши. Моём руки и не пищим.

Я его, конечно, понимаю, если закрыться, по теряется куча денег. Но с другой стороны,  если кто-то из нас заболеет реально, а это вполне возможно, и не дай бог, помрет, то все эти прятки вскроются, и дальше для него наступит не просто жора, а со всеми вытекающими вплоть до тюрьмы.

Вот не знаю, он то ли новости не читает, то ли думает, что самый умный, но сейчас играть в прятки с государством очень даже чревато.

Кто-то, конечно, возразит, что вирус можно подхватить не только на работе, дело не в этом. Мы посылаем посылки по всей России. Короновирус живёт на пластике и других материалах достаточно долго. Даже заразившись, мы можем какое-то время не знать этого и накашлять в посылку. СДЭК доставляет посылки очень быстро, два дня и пожалуйста. Сами заказчики тоже странные, не понимают, что ли? Ещё и просят побыстрее.

Ну как вы думаете, это нормально?

Умные люди за сто лет до октябрьской, понимали неизбежность революции. Некоторые хотели предотвратить свершившуюся в 1917 кровавую баню.

Один из них был Сперанский. Он предложил реформу, устраняющую общественную отсталость. Его победили жестоко и беспощадно. С помощью заседаний. Одно за другим проводились совещания, которые задушили реформу.

Крылов тогда от отчаяния написал свою басню «Квартет».
Эта басня про заседания. Про совещания. Которые до сих пор являются частью экономики и политики.

В условиях эпидемии во многих госкорпорациях бесконечно идут обсуждения. Тогда, когда надо принять простое решение, руководители идут заседать.

День за днём идёт имитация принятия решений. По нескольку раз в день огромные люди решают маленькие вопросики.

Таким образом многие крупные госкорпорации парализованы на данный момент. Не организован и не обеспечен дистанционный формат работы сотрудников, нет понимания простецких организационных вопросов…

В связи с этим совещания проводятся всё активнее и активнее. Впустую обычно.

При этом никто не отменял совещаний, которые проводятся на регулярной основе.

В условиях коронавируса, сейчас многие совещания не проводятся, они просто оформляются.

Это имеет неожиданный эффект. Пока наверху не знают, что делать и притворяются, что руководят, люди внизу отлично понимают положение дел с пустыми заседаниями. Не надеются на них. Рядовые сотрудники в период руководящих сомнений часто берут ответственность на себя и самостоятельно решают довольно важные вопросы, несмотря на интеллектуальную немощность руководства.

Потому вред, исходящий от ненужных заседаний, порой не так уж и опасен, как может показаться сразу.

Мне кажется, вся эта история с переводом людей на дистанционный формат, должна показать ненужность многих руководителей и руководящих явлений, таких, как совещание, к примеру. Думаю, так и будет.

Вопрос увидим ли мы эту ненужность, перестроимся ли? Или будем обсуждать этот вопрос на множественных заседаниях?

Зы, вместе с тем... Между тем. в отличие от... 

Бизнес за минуты принимает решения, которые обсуждаются по несколько дней или даже недель...